För detaljhandeln och e-handeln har logistiken under högsäsong blivit ett maraton snarare än en sprint. Det som tidigare handlade om några intensiva försäljningsdagar kring Black Friday och den efterföljande Cyber Monday har i dag vuxit till Black Week och Black Month, som sedan följs av julhandeln och returerna som kommer i mellandagarna och i januari.
Att hantera en så lång period med hög efterfrågan kräver mer än extra lagerkapacitet. Det kräver tidig planering, flexibilitet och ett nära samarbete mellan handlarna och deras logistikpartner för att upprätthålla servicekvaliteten och hålla kostnaderna under kontroll.
Vi har pratat med Oskar Hedström, COO Benelux Operations på Logent, om hur handelsföretag och logistikaktörer kan förbereda sig inför högsäsongen, vilka utmaningar de möter och vad som utmärker de verksamheter som lyckas. Med omkring tio års praktisk erfarenhet delar han med sig av konkreta insikter och lärdomar från att leda logistiken under högsäsong.
Så har Black Friday förändrats det senaste decenniet
Under det senaste decenniet har både tempot och komplexiteten i högsäsongslogistiken ökat markant. Växande ordervolymer, högre krav på snabba leveranser och en alltmer oförutsägbar efterfrågan ställer nya krav på handlarna och deras logistikpartner. För att lyckas i dag krävs större flexibilitet, noggrann planering och förmågan att snabbt ställa om när förutsättningarna förändras.
”Det som tidigare var Black Friday med några dagar av extremt höga volymer har utvecklats till Black Week eller till och med Black Month.”
Enligt Hedström har konkurrensen mellan handlarna haft stor betydelse för att högsäsongen har blivit längre. När vissa företag började dra i gång sina kampanjer tidigare följde andra efter för att inte tappa kunder.
Med åren har både handlare och konsumenter anpassat sig. Företagen har blivit bättre på att ge realistiska besked om leveranstider och kommunicera dem tydligt, samtidigt som konsumenterna i regel har större förståelse för längre leveranstider under intensiva shoppingperioder.
Skala upp och ned i takt med efterfrågan
En kort försäljningstopp går att hantera genom att tillfälligt pressa verksamheten, men flera veckor med förhöjd efterfrågan kräver ett mer hållbart arbetssätt. Utmaningen är inte bara att hantera större volymer, utan att göra det med bibehållen servicekvalitet och kontroll över kostnaderna.
En framgångsrik högsäsong mäts inte enbart i hur många order som levereras i tid, utan också i vad det kostar att upprätthålla den servicenivån. Omfattande övertid, extra bemanning och sjunkande produktivitet kan snabbt göra en operativt lyckad period till en ekonomisk utmaning. Målet bör alltid vara att hitta rätt balans mellan leveranskvalitet, operativ flexibilitet och lönsamhet.
Flexibilitet är avgörande. Om ordervolymerna överstiger prognosen med 20 procent, hur snabbt går det att få fram mer kapacitet? Och om efterfrågan blir lägre än väntat, hur effektivt kan verksamheten skalas ned? Det kräver flexibilitet i bemanningen, lagerverksamheten och transportkapaciteten.
Medan flexibiliteten gör det möjligt att möta kortsiktiga svängningar i efterfrågan ser skalbarheten till att verksamheten också kan växa effektivt på längre sikt. Flexibilitet är särskilt viktigt för att hantera kortvariga toppar, medan skalbarhet stödjer långsiktig tillväxt genom investeringar i automation, infrastruktur och operativ kapacitet. Målet är att kunna hantera varierande volymer utan att tappa kontrollen över verksamheten, servicekvaliteten eller kostnaderna.
”Det lönar sig inte att investera tungt i extra kapacitet för en enda toppsäsong. Investeringarna måste vara hållbara och komma till nytta under resten av året också.”
Förberedelserna inför högsäsongen börjar långt före Black Friday
I större logistikverksamheter bör planeringen inför högsäsongen påbörjas redan före sommaren. Senast i september bör handelsföretag och logistikpartners ha en gemensam bild av förväntade volymer, bemanningsbehov, transportkapacitet och reservplaner. De sista veckorna före Black Friday bör fokusera på att testa och finjustera verksamheten snarare än att bygga upp planen från grunden.
I stället för att förlita sig på en enda prognos bör handelsföretag och logistikleverantörer förbereda sig för olika scenarier, exempelvis att efterfrågan når 80, 100 eller till och med 150 procent av prognosen. Varje scenario bör kopplas till tydliga operativa åtgärder, såsom justerad bemanning, extra skift, lagerkapacitet och transportlösningar. Det gör att beslut kan fattas snabbt när den faktiska efterfrågan avviker från förväntningarna.
”För mig är transparens det viktigaste. Vi förväntar oss inte att kunderna ska leverera perfekta prognoser, men vi behöver en öppen dialog om förväntad försäljning, planerade kampanjer och eventuella förändringar.”
Förberedelserna handlar också om att rekrytera och utbilda personal, se över lagerprocesserna, säkra transportkapacitet och stresstesta verksamheten i god tid. Små ineffektiviteter växer snabbt när volymerna är som störst. Under normala förhållanden kan ett produktivitetstapp på 5 till 10 procent gå att hantera, men under högsäsong kan samma tapp skapa en eftersläpning som är mycket svår att ta igen. Därför bör mindre operativa problem lösas före toppen, så att verksamheten går in i säsongen i ett stabilt läge.
”Upptäcker man ett kapacitetsproblem i november är det redan för sent.”
När marknadsföringen möter logistikens verklighet
En lyckad högsäsong kräver att försäljning, marknadsföring och logistik arbetar mot samma mål. Marknadsavdelningen har insikt i kampanjer och kundbeteenden, medan säljavdelningen bidrar med kunskap om kundernas förväntningar och de kommersiella planerna. Logistiken står för kompetensen kring kapacitet, operativa risker och kostnader.
Problemen uppstår när de här funktionerna planerar var för sig. En stor kampanj kan driva upp ordervolymerna över förväntan och sätta press på lagerverksamheten, transportkapaciteten och leveransförmågan. För att undvika det behöver logistiken vara med tidigt i kampanjplaneringen, så att de kommersiella besluten ligger i linje med vad verksamheten faktiskt klarar av.
”Under högsäsong måste hela organisationen följa en och samma plan.”
Samsynen är också avgörande för att hantera kundernas förväntningar. Att lova snabbast möjliga leverans är inte alltid det bästa, särskilt inte under högsäsong när ordervolymerna är ovanligt höga. Tydliga och realistiska leveranslöften, som verksamheten har kapacitet att hålla, hjälper handlarna att behålla kundernas förtroende.
”Jag tycker att det är bättre att lova leverans inom två dagar och hålla det än att lova leverans nästa dag och inte hinna leverera i tid.”
Vad en erfaren logistikpartner bidrar med
”Högsäsongen skapar inte nödvändigtvis problem. Ofta blottlägger den problem som redan finns i organisationen.”
Därför är förmågan att upptäcka problem tidigt en av de största fördelarna med att arbeta med en erfaren logistikpartner. Växande eftersläpning, sjunkande produktivitet, förseningar i rekryteringen eller osäkerhet kring transportkapaciteten kan alla vara tidiga tecken på att verksamheten kommer att få det svårt under högsäsongen.
Data är avgörande för att identifiera operativa risker innan de påverkar servicenivån. Genom att följa orderinflödet i förhållande till prognosen, produktivitet per arbetstimme, utvecklingen av orderbalansen och transportörernas leveransprestation kan man tidigt upptäcka varningssignaler. Dessa nyckeltal gör det möjligt för logistikleverantörer att vidta korrigerande åtgärder innan mindre avvikelser utvecklas till stora operativa utmaningar.
Erfarenhet från olika kunder och branscher ger ytterligare ett värdefullt perspektiv. En erfaren logistikpartner kan använda lärdomar från tidigare högsäsonger för att ifrågasätta antaganden, förutse möjliga flaskhalsar och förbereda sig för det oväntade. Den praktiska insikten hjälper handlarna att hantera osäkerhet och fatta beslut med större trygghet inför högsäsongen.
En lagerverksamhet som hanterar flera kunder erbjuder en viktig fördel under högsäsongen. När kunder har olika efterfrågemönster kan en logistikleverantör, där kapacitet och kompetens tillåter, omfördela resurser, anpassa bemanningen och balansera arbetsbelastningen mellan verksamheterna. Detta skapar ytterligare flexibilitet och hjälper kunderna att hantera volymvariationer utan att behöva upprätthålla överkapacitet under resten av året.
Varje högsäsong ger lärdomar inför nästa
Högsäsongen tar inte slut när julhandeln mattas av. När returerna kommer i mellandagarna och i januari kan de skapa lika mycket arbete som själva försäljningstoppen. För handlarna innebär det att returhanteringen måste vara en del av planeringen inför högsäsongen redan från början.
När säsongen är över bör handlarna och deras logistikpartner utvärdera resultatet tillsammans och då titta på mer än bara ordervolymerna, till exempel kundupplevelse, operativ effektivitet och ekonomiskt utfall. Lärdomarna blir en värdefull utgångspunkt inför nästa högsäsong och hjälper handlarna att förfina sina planer, förutse utmaningar och förbereda sig för olika scenarier.
”Mitt viktigaste råd är att börja förbereda sig i god tid. Vänta inte på den perfekta prognosen, utan planera för olika scenarier och var redo att anpassa er när efterfrågan förändras.”
