Framgångsrik logistikbemanning börjar med en förståelse för hela logistikverksamheten.

Varje rekrytering påverkar hela verksamhetens prestation. Därför kräver logistikbemanning operativ insikt, inte bara rekryteringskompetens.

Efter två decennier med enbart logistikverksamhet har experterna på Logent sett hur branschens bemanningsutmaningar har utvecklats och varför djup operativ kunskap är viktigare än någonsin.

Vi satte oss ner med Anne von Blixen, COO Staffing i Sverige och Norge, och Emma Eriksson, regionchef för södra Sverige, för att prata om vad som verkligen formar logistikbemanningen i dag: de krav som är värda att förstå, de missuppfattningar som är värda att släppa och de förmågor som bygger motståndskraftiga verksamheter.

Logistikbemanning i en föränderlig verksamhetsmiljö

Inom logistiken har svängande efterfrågan, säsongstoppar och kortare leveransfönster gjort personalbehoven allt svårare att förutse. Det sätter press på företagen att hitta kvalificerad personal med kort varsel.

Att möta dessa krav handlar om mer än att bara ha tillgång till kvalificerad personal och tillsätta lediga tjänster. Det kräver också en djup förståelse för logistikverksamhet, säsongsmässiga efterfrågemönster, personalplanering och den kompetens som behövs i hela logistikkedjan, från lager- och transportpersonal till arbetsledare, planerare och specialister.

I grunden handlar det om att ha flexibiliteten att snabbt skala upp eller ner personalstyrkan när de operativa behoven förändras, utan att tumma på den kvalitet, säkerhet och service som verksamheten är beroende av.

”Erfarenhet av logistik blir särskilt värdefull när förutsättningarna förändras”, säger von Blixen. ”När man i åratal har stöttat företag genom svängande efterfrågan och säsongstoppar lär man sig att känna igen mönster och förutse utmaningar. Den kunskapen blir till best practice som delas mellan marknader och hjälper kunderna att agera snabbare och luta sig mot beprövade arbetssätt i stället för att börja om från början.”

”Samtidigt ligger utmaningen inte i att bara tillämpa best practice, utan i att veta hur man anpassar den till varje kunds unika situation. Erfarenheten ger en stark spelbok, men aldrig ett färdigt manus”, tillägger Eriksson.

”Varje företag har sitt eget arbetssätt, sin egen kultur och sin egen gruppdynamik. Att ta sig tid att förstå de faktorerna bidrar till att nya medarbetare passar in i både miljön och rollen.”

Vanliga missuppfattningar: vad har vi lärt oss?

Vissa ser bemanning som enbart ett sätt att få in extra händer vid behov. I själva verket varierar personalbehoven kraftigt mellan olika företag. Ett företag kan behöva extra personal för säsongstoppar, medan ett annat behöver en långsiktig bemanningslösning byggd kring specifik kompetens eller särskilda skiftmönster. Efterfrågan kan svänga från 90 medarbetare en dag till bara åtta nästa. Genom många års praktisk erfarenhet har von Blixen och Eriksson sett att skräddarsydda bemanningslösningar kräver att man tar sig tid att förstå varje kunds affär, verksamhet och personalbehov.

En annan vanlig missuppfattning är att bemanningsföretag bara rekryterar lagerarbetare eller andra kollektivanställda. Även om den personalgruppen utgör den största delen av logistikrekryteringen kan de bästa logistikbemanningsföretagen lika gärna tillsätta arbetsledare, planerare, koordinatorer och andra tjänstemän som förstår branschens verklighet. Det avgörande är flexibiliteten att rekrytera över operativa roller, ledningsroller och specialistroller och därmed hjälpa organisationer att bygga bemanningslösningar som anpassas efter olika verksamhetsbehov.

Man antar ofta att olika personer sköter olika delar av rekryteringsprocessen. I slimmade organisationer är det däremot vanligt att en och samma konsult ansvarar för hela processen från början till slut. Det ger kontinuitet, tydligt ansvar och en enda kontaktperson för både kunder och medarbetare. Det här integrerade arbetssättet är något som kunderna särskilt uppskattar.

”Våra konsultchefer ansvarar för hela rekryteringsprocessen, från det första samtalet till den slutliga leveransen”, förklarar von Blixen.

Kostnad är ett annat område där missuppfattningarna är många. Många företag jämför bemanningstjänster enbart med timkostnaden för arbetskraft, men det ger sällan hela bilden. Bemanningsföretaget hanterar rekrytering, anställning, lönehantering, frånvarohantering och arbetsgivaransvar, samtidigt som företaget får flexibiliteten att skala bemanningen i takt med att efterfrågan förändras. Ser man till alla dessa faktorer tillsammans går bemanning från att vara en extra kostnad till att bli en investering i operativ motståndskraft.

Ett annat vanligt antagande är att inhyrd personal kräver omfattande introduktion innan de kan bli produktiva. I praktiken har många redan erfarenhet från liknande logistikmiljöer och behöver mindre introduktion än företagen ofta räknar med.

Mycket av de allmänna förberedelserna inför anställningen kan dessutom göras innan medarbetarna kommer på plats. Det kan handla om pappersarbete, introduktionsmaterial eller instruktionsvideor, vilket minskar kundens administrativa börda. Kunden ansvarar fortfarande för den arbetsplatsspecifika introduktionen, som att presentera rutiner, utrustning och det dagliga arbetet.

Utöver rekrytering och introduktion antar många företag också att det inte är någon idé att kontakta ett bemanningsföretag förrän ett akut rekryteringsbehov uppstår. Följden blir att många söker hjälp först när de befinner sig i kris. Då har både kunden och bemanningsföretaget färre alternativ. De bästa bemanningsbesluten fattas sällan under press. De fattas i god tid innan behovet blir akut.

Strategisk personalplanering börjar innan behovet uppstår

De mest framgångsrika logistikverksamheterna förutser personalbehoven i stället för att reagera på dem. De har insett att tillgången på personal i dag är en avgörande faktor för den operativa prestationen.

En partner inom logistikbemanning hjälper organisationer att hantera personalutmaningar genom att kombinera strategiska personalinsikter, proaktiv planering och snabb tillgång till en flexibel och pålitlig kompetenspool. Det gör att företag kan reagera snabbt på förändrad efterfrågan och samtidigt bygga upp en starkare operativ motståndskraft över tid. Genom strategisk personalplanering får företag den stabilitet och flexibilitet som krävs för att prestera väl både under toppar och i tider av förändring.

Framgångsrik personalplanering bygger på kontinuerlig, proaktiv kommunikation och en tydlig förståelse för både kortsiktiga och långsiktiga personalbehov. Genom att diskutera framtida bemanningsbehov i god tid kan en logistikbemanningspartner förutse efterfrågan, minska personalrelaterade risker och bidra till att rätt personer finns på plats när efterfrågan ökar.

Som både von Blixen och Eriksson betonar:

”Vi agerar snabbt när det kommer förfrågningar om kvalificerad personal. Men när vi får mer tid att förstå era behov kan vi leverera en ännu bättre matchning och skapa större värde på lång sikt. Ju tidigare vi inleder dialogen, desto bättre blir resultatet.”

På Logent vägleder den här principen hur vi arbetar med våra kunder. I stället för att vänta tills personalbristen blir akut tar vi kontakt med både befintliga och potentiella kunder i god tid före säsongstoppar och väntade svängningar i efterfrågan. Genom att påbörja personalplaneringen tidigt står företag bättre rustade att säkra rätt kompetens, behålla den operativa stabiliteten och undvika kostsamma bemanningsbeslut i sista stund.

Det här proaktiva arbetssättet bygger på en löpande dialog i stället för att behandla varje rekryteringsbehov som en engångsförfrågan. Regelbundna genomgångar av bemanningen och kontinuerlig kommunikation gör det möjligt att tidigt upptäcka nya personalbehov och justera planerna i tid, innan utmaningarna uppstår. Med tiden ger det nära samarbetet bemanningspartnern en djupare förståelse för kundens verksamhet, vilket leder till mer träffsäker personalplanering och bättre underbyggda bemanningsbeslut.

”Vanligtvis kontaktar vi kunderna en till två månader före perioder som sommarsäsongen för att påminna om det ökande bemanningsbehovet. Då kan kunderna börja planera sina personalbehov i förväg och se till att tillräckligt med personal finns på plats när efterfrågan väl börjar öka”, förklarar von Blixen.

Att vara proaktiv handlar inte bara om att förbereda sig inför nästa högsäsong. Det handlar om att känna igen när den nuvarande bemanningsstrategin börjar svikta och att agera innan små utmaningar växer till stora operativa problem.

Med rätt logistikkompetens vid din sida blir de signalerna lättare att känna igen och lättare att agera på.

I vår nästa artikel tittar vi närmare på de viktigaste signalerna som talar om när det är dags att tänka om kring din bemanningsstrategi i takt med att verksamheten växer.

I 20 år har Logent samarbetat med sina kunder för att förvandla logistikutmaningar till möjligheter. Vi ser fram emot att utforska hur våra skräddarsydda lösningar kan stötta just din verksamhet.

Vill du diskutera er personalplanering? Läs mer om vår logistikbemanning